Die teuerste Software ist die, die keiner benutzt

TL;DR

• Ein Handwerksmeister hat sich vor zehn Jahren ein teures Kalkulationsprogramm gekauft und es nie geöffnet – parallel läuft alles weiter über Papierkalender und Word.
• Dasselbe Muster sehe ich in fast jedem Projekt: Software kaufen ist nie das Problem, Software wirklich nutzen schon. Branchenaudits stufen rund 66 % aller Lizenzen als Regalware oder unterausgelastet ein.
• Deshalb fange ich inzwischen mit dem Prozess an, nicht mit dem Tool – und stelle drei Fragen, bevor ich überhaupt eine Software empfehle.

Ein Programm auf CD, das nie lief

Ich habe neulich mit dem Meister eines Handwerksbetriebs gesprochen. Vor rund zehn Jahren hat er sich ein teures Kalkulationsprogramm gekauft. Aufgemacht hat er es nie. Keine Zeit, sich einzuarbeiten. Also läuft weiter, was schon immer lief: Papierkalender und Angebote in Word.

Das Programm verstaubt seitdem in der Ecke – damals noch als CD. Bezahlt, aber nie benutzt. Er hat es mir fast entschuldigend erzählt, so als wäre es sein persönliches Versäumnis. Ich sehe das anders. Es ist eins der ehrlichsten Bilder für ein Problem, das ich in fast jedem Betrieb sehe, mit dem ich arbeite.

Software kaufen ist nie das Problem. Software wirklich nutzen schon.

Ich sehe dieses Muster überall

Das ist kein Handwerks-Ding und kein „die-anderen-sind-halt-nicht-digital”-Ding. Es zieht sich durch alle Branchen und Größen. Und die Zahlen dahinter sind erstaunlich brutal: Eine Auswertung von Vertice über mehr als 30 Milliarden US-Dollar Software-Ausgaben stuft rund 66 % aller Lizenzen als Regalware oder deutlich unterausgelastet ein. Laut dem SaaS-Index 2025 von Zylo verschwenden Organisationen im Schnitt 21 Millionen Dollar pro Jahr für Lizenzen, die keiner nutzt.

Das Verrückte: Mit KI beschleunigt sich das gerade. Früher war Software kaufen wenigstens eine bewusste Entscheidung mit Angebot, Freigabe, Rechnung. Heute ist eine Claude- oder Copilot-Lizenz in zwei Minuten bezahlt. Der Kauf ist kein Flaschenhals mehr – die Nutzung schon. Und ohne dass jemand die Prozesse einmal sauber durchdenkt, wird aus dem coolen neuen Tool genau dieselbe Regalware wie aus der CD von damals. Nur schneller.

Die technische und betriebswirtschaftliche Langfassung – mit allen Quellen, einem Kosten-Rechner und dem Weg von „gekauft” zu „genutzt” – habe ich drüben im TAISC-Blog aufgeschrieben. Hier will ich über den persönlichen Teil schreiben: was ich daraus für meine Arbeit gelernt habe.

Warum ich mit dem Prozess anfange, nicht mit dem Tool

Früher hätte ich reflexartig eine Lösung empfohlen. „Dafür gibt es Tool X.” Heute halte ich mich damit bewusst zurück, weil ich zu oft gesehen habe, wie das endet: Ein gutes Tool wird über einen kaputten Prozess gestülpt und macht ihn nur digitaler, nicht besser. Ein paar Wochen später liegt es brach, und der Kunde denkt, KI oder Digitalisierung „funktioniere bei ihm halt nicht”.

Also frage ich zuerst nach dem Prozess, nicht nach dem Tool. Wie wird wirklich gearbeitet – nicht, wie es im Organigramm steht? Oft ist der erste Gewinn gar keine neue Software, sondern ein aufgeräumter Ablauf. Diese Denkweise hat sich bei mir über viele Projekte geschärft; einiges davon habe ich in 15 Projekte, 15 Lektionen zur KI-Readiness gesammelt.

Und ich baue anders. Wenn ich etwas entwickle, soll es sich anfühlen, als hätte es schon immer zum Betrieb gehört – intuitiv, an die Branche angepasst, ohne Handbuch. Niemand hat Lust, sich zu verbiegen und zehn Workarounds zu bauen, nur um mit einer Standardlösung zu arbeiten. Wie das konkret aussieht, habe ich am Beispiel einer eigenen App für einen Photoladen beschrieben.

Die drei Fragen, bevor ich eine Software empfehle

Wenn mich jemand fragt, ob er Tool X kaufen soll, gebe ich keine Tool-Antwort. Ich stelle drei Fragen:

• Wofür genau soll es den Alltag leichter machen – und spürt das jemand schon am ersten Tag? Wenn der Nutzen erst „irgendwann später” kommt, bleibt man beim Alten. Immer.
• Wer führt es ein und bleibt danach zuständig? Software ohne Kümmerer wird Regalware. „Die Zugangsdaten stehen in der Mail” ist keine Einführung.
• Passt es zum echten Prozess – oder müssten alle drumherum basteln? Wenn die Antwort „basteln” ist, ist meistens nicht das Tool falsch, sondern der Schritt davor übersprungen.

Dreimal eine überzeugende Antwort, und der Kauf lohnt sich. Wenn eine davon wackelt, ist das Geld für die Lizenz das kleinere Problem – die verlorene Zeit und der Frust danach sind teurer.

Was ich selbst daraus mache

Ich versuche, das, was ich predige, auch selbst zu leben. Mein eigenes CRM, meine Finanzdaten, mein Projekt-Kram hängen inzwischen als Konnektoren direkt an meinen KI-Tools – nicht, weil es cool ist, sondern weil ich es täglich nutze und es meinen Alltag messbar leichter macht. Genau das ist der Test: Ein Tool, das ich nach zwei Wochen wieder zumache, hätte ich mir sparen können.

Für viele ist der ehrlichste erste Schritt deshalb nicht „kauf dir das”, sondern „lass uns einmal drauf schauen, was du schon hast und was davon wirklich genutzt wird”. Manchmal ist die beste Empfehlung, eine Lizenz zu kündigen statt eine neue zu kaufen.

Wenn du gerade Tools im Einsatz hast, die keiner anfasst – oder vor einer Anschaffung stehst und nicht in dieselbe Falle laufen willst: lass uns unverbindlich reden. Am liebsten, bevor die nächste CD in der Ecke verstaubt.